Микрофиш: информационная поддержка членов СРО

Проблема бумажного документооборота хорошо знакома строительным компаниям и давно ждет эффективного решения. Обработка бумажных документов трудоемка и занимает много времени, а хранение бумажных архивов требует десятки метров площадей.

В СРО НП «Объединение строителей Санкт-Петербурга» разрабатывается уникальная для строителей концепция документооборота, о которой рассказывает вице-президент Объединения, депутат Законодательного собрания Санкт-Петербурга Алексей Белоусов.
Саморегулирование – это не только решение задач, определенных законодательством в области строительства, но и оказание всесторонней помощи компаниям – членам саморегулируемых организаций (СРО).
Одной из проблем работы строительных и проектных компаний является хранение и обработка информации – рабочей документации по построенным или спроектированным объектам недвижимости. В крупных и средних компаниях отведенные для хранения бумажной документации площади (архивы) занимают много десятков кубических метров. Работать с таким архивом и сложно и трудоемко, а хранить эту документацию, в соответствии с требованиями действующего законодательства, предстоит десятки лет.
В настоящее время в Санкт-Петербурге членами саморегулируемых организаций в строительстве и проектировании являются 12 500 компаний. У многих из них указанная проблема стоит достаточно остро. Без современных технологий документооборота здесь не обойтись.
В Объединении строителей Санкт-Петербурга разработана концепция создания специализированного центра обработки и хранения технической документации, которой могут воспользоваться заинтересованные организации. Основной задачей центра является максимально высокая надежность хранения, быстрый доступ в удобной для восприятия и анализа форме, возможность немедленного использования информации. При всей масштабности постановки задачи существующие технологии позволяют реализовать копирование, оцифровку и оперативную обработку в кратчайшие сроки.
Суть концепции заключается в использовании комбинированного способа хранения информации.
Традиционным методом хранения документов является микрофильмирование, которое начало интенсивно развиваться во всем мире начиная с 50-х годов прошлого века. Микрофильм как носитель информации обладает уникальными свойствами: срок хранения информации на нем составляет сотни лет, он занимает мало места, обладает низкой себестоимостью использования и т. д. Все эти и ряд других свойств микрофильма обусловили его повсеместное использование для создания страхового фонда документов, обеспечивающего сохранность информации в долгосрочном плане даже в случае утраты оригиналов.
Однако микрофильм имеет и ряд недостатков, ставших особенно очевидными в наши дни, когда потребность в информации должна удовлетворяться практически немедленно, независимо от того, в какой точке земного шара находится источник информации и ее потребитель. Поэтому современных пользователей не устраивают такие свойства микрофильма, как затрудненный доступ к информации, проблемы тиражирования, рассылки и др.
Исходя их этого, микрофильм можно охарактеризовать как исключительно надежное, но «медленное» средство хранения информации.
Бурное развитие цифровых технологий и компьютерной техники позволяют сегодня хранить большие массивы информации в цифровом виде. Это обеспечивает быстрый поиск и доступ к ней, легкое копирование и рассылку. Однако цифровая информация не воспринимается непосредственно органами чувств человека – уже сегодня цифровые носители, произведенные 20 лет назад, невозможно прочитать в связи с полной сменой парка аппаратных средств, а также программного обеспечения. Кроме того, хранение цифровой информации подразумевает ее обязательное копирование, внедрение и использование специальных программ, обеспечивающих постоянное тестирование базы данных, проведение процедур, направленных на недопущение потери информации, необходимость закупки все новых компьютеров и перезаписи информации. Все это приводит к тому, что хранение единицы информации в цифровом виде оказывается значительно более дорогим, чем хранение на микрофильмах.
Таким образом, электронная форма хранения информации может быть охарактеризована как максимально гибкая и оперативная, но дорогая и не слишком надежная, если говорить о сбоях электропитания, магнитных и электрических полях, случайных или намеренных действиях человека, вирусах и хакерских атаках и прочем.
В этом случае оптимальным решением задачи является создание комбинированного хранилища информации, сочетающего в себе плюсы обеих упомянутых выше технологий.
Информационная база формируется в центре обработки и хранения (ЦОХ) из двух частей: хранилища документов на микрофишах (страхового фонда) и электронной базы данных (фонда пользования). Документы на бумажном носителе переводятся в Центре в электронный вид путем сканирования либо сразу передаются туда заказчиком в электронном виде, если это документы, созданные по технологии автоматизированного проектирования. Электронная база данных хранится на сервере. А для надежности она целиком или частично копируется на DVD или PDD роботизированной библиотеки. Для создания страхового фонда документации электронные документы с помощью системы цифрового микрофильмирования (СОМ-системы) переводятся на микрофишу.
Уникальность решения заключается в том, что один документ хранится в ЦОХ одновременно в двух формах – цифровой и аналоговой, соответственно на диске и на микрофише. Это дает возможность, с одной стороны, получать максимально быстрый доступ к информации, иметь возможность ее мгновенной доставки в необходимую точку, а с другой – добиться максимально надежного хранения документов. При этом в случае необходимости документ всегда можно перевести из цифровой формы на микрофишу с помощью СОМ-системы или обратно посредством сканера микрофильмов.
Такой подход обладает максимальной гибкостью и позволяет уже на стадии пилотного проекта, вложив минимальные средства, убедиться в работоспособности и эффективности указанного способа хранения информации. Тогда следующим этапом станет реальное формирование страхового фонда документов и фонда пользования.