Для начала нужно определиться с целями

Спрос на тренинги по теме тайм-менеджмента растет, говорят все участники рынка. Однако эффективному управлению временем можно научиться и самому, главное – настроиться на результат.

Инструментов для экономии времени консультанты предлагают много. Это целеполагание по SMART и Grow-целям, планирование на разные сроки, расстановка приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра, ABC-анализа и другие, но начинать советуют с определения стратегических жизненных целей, расстановки приоритетов и планирования с конкретными показателями и сроками. Далее подключаются навыки организации работы с использованием простейших инструментов контроля времени – это электронная почта, автоответчик на телефоне, ежедневник или планировщик задач и календарь.
Однако есть и более простые методы повышения эффективности использования времени. Первое, что может помочь сотрудникам четче планировать свою работу, – понимание целей и задач как компании в целом, так и собственной работы, говорят эксперты.
«По статистике большинство сотрудников организации не понимают целей компании, для чего они работают», – говорит Валерия Вахрушева.
«Первоочередной навык – последовательная работа с информацией. Иными словами, умение сосредоточиться только на одном деле, – советует Николай Додонов. – Те, кто привык работать над несколькими задачами разом, безнадежно отстают от тех, кто выполняет их одну за другой».
Еще один пункт, обязательный для офисных работников, – избавиться от «пожирателей» времени. Традиционно ими являются курение – по средним подсчетам, оно занимает до 80 минут в день, новостные сайты и социальные сети, а также различные мессенджеры, с помощью которых зачастую налажены коммуникации в компаниях.
«В организациях поглощают время, во-первых, плохо поставленные цели, – переходит на бизнес-процессы Валерия Вахрушева. – Во-вторых – размытость функциональных границ, когда сотрудник по просьбе берется за то, что не обязан делать, или сам начинает выполнять функции, его не касающиеся».
Руководителям, по словам госпожи Вахрушевой, нужно тщательнее следить за делегированием. Зачастую из-за высокого уровня ответственности они не готовы передавать дела подчиненным. Со временем это приводит к тому, что они сами начинают «зашиваться».
«Без индивидуального управления временем внедрить в компании систему корпоративного тайм-менеджмента невозможно», – считает Андрей Кириллов. При этом научиться управлению временем можно и самостоятельно. В Интернете доступны как блоги, где можно найти отдельные советы, так и литература по тайм-менеджменту с готовыми методиками. К тому же компании-разработчики предлагают все больше общедоступных интернет-сервисов управления задачами, в которых есть собственные базы знаний, обучающие эффективному использованию. Однако внедрить эту систему в жизнь не так-то просто, если это не приоритетная задача, предупреждают консультанты.