Застройщики обходят сети

Строительные компании начинают присматриваться к внедрению электронного документооборота. Крупные проводят работу по автоматизации целенаправленно, небольшие – как дань моде.

Современные реалии таковы, что для строительства жилого дома нужны не только строительные материалы и рабочие, но и огромный набор всевозможных документов. Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами усложняет жизнь любой строительной компании. «В строительной отрасли требования к документообороту значительно выше, чем в других сферах бизнеса», – считает заместитель генерального директора демонтажной компании «Арасар» Николай Афонин. Эксперт объясняет это несколькими факторами. Технология реализации девелоперского проекта требует разработки, согласования, обмена и хранения множества документов. Это могут быть чертежи, планы работ, проектно-сметная, организационно-технологическая, распорядительная и другая документация. Параллельно ведется переписка, согласование и заключение договоров с контрагентами. Информационный массив постоянно пополняется за счет промежуточных сверок и мониторинга исполнения договорных обязательств. «Работа в отрасли в значительной степени регламентируется государством, а это дополнительная ответственность и контроль. Риски от нарушения сроков согласования и оформления документов могут обойтись компании в десятки, а иногда и сотни миллионов рублей», – уверяет Николай Афонин.
Многие петербургские застройщики стараются обходиться минимальным набором. Как правило, используются специализированные программы для архитекторов, бухгалтерии и отдела продаж: AutoCad, 1С, архивные программы и различные пакеты графических приложений. Иногда электронные системы дорабатываются для отдела продаж. В редких случаях электронные системы интегрированы в единый комплекс.
«В нашей компании используется «1С: Предприятие – Управление продажами недвижимости». На старте проекта мы долго взаимодействовали с разработчиками, чтобы внедрить необходимые нам опции и обеспечить нужные настройки. Сервис отлично справляется со своими задачами, позволяя эффективно вести учет сделок, иметь оперативный доступ к базе данных, грамотно формировать ценовую политику и многое другое», – говорит Екатерина Москвина, старший специалист коммерческого отдела компании «Меридиан Девелопмент».
По словам Михаила Смущенко, руководителя торгово-строительной компании «Гельстер», компания также использует 1C. «Мы регулярно следим за обновлениями имеющегося у нас программного обеспечения и вкладываемся в модернизацию электронных систем только в той мере, в которой это необходимо для наших задач», – добавляет Михаил Смущенко.
Эксперты признают: у большинства предприятий работу с документами считать автоматизированной нельзя. Екатерина Москвина полагает, что главная причина этого – необходимость дублировать информацию на бумажных носителях. «Без этого никак», – говорит она. По наблюдениям Михаила Смущенко, строительная компания нуждается в автоматизации документооборота ровно в тот момент, когда ее руководство и сотрудники понимают, что завалены бумагами и имеющихся средств автоматизации недостаточно.

Мало-помалу

Директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы» Елена Иванова заключает, что в последние четыре года строительные компании стали заметно больше внимания обращать на специализированные системы документооборота. «В сложных экономических условиях во главу угла ставится сокращение издержек, и в первую очередь этого можно добиться с помощью автоматизации», – уверена она. По мнению эксперта, чем больше компания, тем выше потребность в автоматизации документооборота. По ее словам, системы автоматизации управления корпоративным контентом позволяют значительно упростить процесс работы с документами, сделать его более прозрачным и, главное, более контролируемым. «Сейчас процесс автоматизации проводят крупные и средние компании, бизнес которых уже немыслим без внедрения ИТ-технологий. Однако в будущем все больше компаний будут внедрять такого рода решения. Это связано как с возрастающими требованиями к самим бизнес-процессам, так и с постоянным поиском путей оптимизации затрат», – говорит эксперт.
Руководитель отдела продаж и маркетинга «Диджитал Дизайн» Дмитрий Лебедев добавляет, что крупные строительные компании, как правило, имеют адекватную ИТ-стратегию и подходят к вопросам автоматизации так же грамотно, как и все представители бизнеса. Однако средние и малые строительные компании зачастую осознают необходимость внедрения документооборота как дань моде. «Нередко желание появляется, когда руководитель компании видит что-то похожее у своих партнеров и волевым решением приказывает, чтобы и у них было так же. При этом, как правило, он не задумывается о деньгах до момента получения предложения, а затем критерием при выборе уже становится цена», – делится своими наблюдения­ми Дмитрий Лебедев.
В своей массе строительные компании удовлетворяются классическим документооборотом, ограниченным согласованием договоров и работой с организационно-распределительной документацией. «Не развита работа с поручениями и не ценится контроль исполнительской дисцип­лины, что является основным в системе для большинства заказчиков enterprise-сегмента», – говорит господин Лебедев.
«В основном ставится задача формализации вариативности положений контрактов и еще более важная задача – сократить издержки на контрактование, то есть на весь комплекс договорной работы с внешними поставщиками», – делится своим опытом генеральный директор «Конструктора документов FreshDoc.ru» Николай Пацков.

Сколько стоит сеть построить

Расходы на автоматизацию документооборота в компании будут зависеть от текущего уровня информатизации. «Если все ограничено внедренным 1С в бухгалтерии, а ERP-системы и корпоративный портал в компании отсутствуют, то логично предполагать, что именно подрядчику по документообороту придется развивать ИТ-культуру заказчика. Это увеличивает стоимость внедрения документооборота минимум в два раза», – подсчитал господин Лебедев.
Со своей стороны, Елена Иванова добавляет, что необходимо учитывать и технологические возможности оборудования, объемы обрабатываемой и хранимой информации, количество филиа­лов и людей, которые будут работать в системе. «Стоимость может колебаться от десятков тысяч до нескольких миллионов рублей», – уточняет она. Не стоит забывать и про техподдержку – это важный момент. «У нас, например, она входит в стоимость первый год, потом 20% от стоимости приобретенных систем. Но варианты оплаты за техподдержку могут быть различными», – рассказала госпожа Иванова. По ее мнению, зачастую ИТ-специалистам компании сложно самим обслуживать такие системы. Кроме этого, быстро развивающимся, растущим компаниям со временем требуется наращивать свои технические возможности для бесперебойности и качественной работы системы.

Мнение:

Константин Козлов, руководитель проекта компании «СКБ Контур»:

– Как правило, автоматизация документооборота начинается с контрагентов. Строительные организации всегда автоматизируют бухгалтерию и склад. Это может быть как единая учетная система, так и две разных программы, между которыми настроен обмен данными. Чаще всего это 1С, реже Axapta, «Галактика», у крупнейших застройщиков – SAP ERP. Как правило, автоматизация процессов в компаниях начинается с ростом исходящей и входящей документации. Возможности электронного документооборота не ограничиваются пересылкой между контрагентами или удобством хранения документов.
Необходимо учитывать, что современные системы позволяют ускорить работу там, где бумажные носители ее тормозят. К примеру, взаимодействие между офисом и стройкой в целях учета и отслеживания товарно-материальных ценностей, поступивших на стройплощадку. И если бумажные документы могут потеряться или испачкаются, система электронного документооборота позволяет визировать и подписать накладные через мобильное приложение.

Кстати:

В 2008 году для строительной отрасли сотрудниками ЦНИИОМТП была разработана методичка, составленная на основе практики документооборота в строительных организациях Москвы и Московской области. Документ был разработан на основе различных ГОСТов: «Делопроизводство и архивное дело», «Термины и определения», «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», «Требования к оформлению документов», «Общероссийский классификатор управленческой документации». Об автоматизации документооборота в методичке ничего не указывалось.