Сэкономить молча

Проведение регулярных совещаний – одна из существенных статей расходов компаний. И для строительной отрасли вопрос оптимизации этих процессов и экономии особенно актуален, говорят эксперты.

В прошлом году британское агентство Opinion Matters подсчитало, что в среднем офисные сотрудники тратят на совещания по 2 часа 40 минут рабочего времени в неделю, что эквивалентно 26 млрд фунтов стерлингов затрат на оплату их деятельности. А по информации голландского бюро Vergaderkundig Bureau Van Vree, на совещания уходит в среднем до 20% рабочего времени всех сотрудников и до 80% времени высшего менеджмента. Ежегодные затраты на организацию собраний в Нидерландах оцениваются примерно в 14 млрд USD.
В России подобные исследования не проводятся. Однако это не делает проблему сокращения затрат на проведение совещаний менее актуальной. Строительные компании, так же как и бюджетные, финансовые, производственные корпорации, силовые структуры, относятся к традиционному типу организаций, в которых принятию решения предшествуют длительные и частые совещания, планерки и собрания с отчетами, рассказывает бизнес-тренер тренингового агентства «Мастер-класс» Николай Смирнов.
«В течение недели у нас обычно проходит три регулярных совещания, – приводит пример начальник отдела продаж ИСК «Отделстрой» Николай Гражданкин. – Плюс зачастую собираются внеплановые – для оперативного разрешения возникающих вопросов».
«В крупных строительных компаниях совещания зачастую длятся часами и происходят очень часто, – подтверждает генеральный директор компании London Real Invest Зося Захарова. – И это в некотором смысле тормозит работу».
Компании редко проводят такие подсчеты, но всевозможные совещания, планерки и оперативки не только приносят организации стабильность и управляемость, но и являются одним из наиболее затратных мероприятий. Если вычислить, сколько своего рабочего времени руководители вместо принятия решений тратят на обсуждения, плюс технические затраты, время линейных специалистов – выйдет внушительная сумма. В итоге самые радикальные сотрудники часто предлагают отказаться от совещаний вовсе либо сократить их до минимума.
«Несколько лет назад руководители одной из крупных мировых компаний подсчитали уровень затрат на проведение внутренних совещаний и решили от них отказаться, – рассказывает тренер компании «Мастер продаж» Андрей Кириллов. – Однако уже через полгода компания вернулась к этой практике».
Совещание – это самый сильный инструмент управления группой, говорят эксперты. К тому же кроме формальной части они выполняют еще и функцию неформального взаимодействия – обмена целями, мнениями, сравнения своего отдела, компании с другими. Совещания полезны, как разговоры в курилке, считает Андрей Кириллов.
При этом заниматься их оптимизацией и просто, и сложно одновременно. С одной стороны, технологии их проведения и организации общеизвестны. К совещаниям нужно готовиться. Их проведение нужно структурировать: цель, регламент, порядок и стандарты совещаний должны быть четко определены, а результаты зафиксированы и проанализированы.
«Совещание – это один из бизнес-процессов компании, – говорит господин Кириллов. – И его эффективность зависит от трех составляющих – это организация, технические средства и неформальная часть. Все это можно улучшать».
С другой же стороны, эффективность проведения совещаний, их длительность и частота напрямую зависят от общей отлаженности бизнес-процессов в организации и профессионализма управленческой команды. Главное условие функционирования эффективной системы совещаний, оперативок и планерок в компании – линейные и средние руководители должны быть наделены достаточным объемом полномочий, а компании необходимо иметь четко сформулированную и общеизвестную стратегию, с которой и будут соотносить свои решения менеджеры, считает бизнес-консультант студии «Ёрд» Алексей Аболмасов.
«У строительных компаний, как правило, нет стратегии, – критикует отрасль господин Аболмасов. – Поэтому на совещаниях чаще всего принимаются некачественные дешевые решения, не являющиеся принципиальным выходом из ситуации».
«В любом случае в первую очередь следует понимать, что распределение времени в организации при проведении совещаний – это традиционная форма, которую очень трудно изменить», – предупреждает Николай Смирнов. Поэтому для того чтобы внести в организацию совещаний какие-либо изменения, придется предпринимать целый комплекс действий.