Совещания по алгоритму

Для того чтобы совещания стали эффективными, их нужно строго структурировать, формализовать и учесть российский менталитет, говорят эксперты.

«Совещание – от слова «совет» – это собрание высшего звена менеджеров, посвященное не тактическим, не оперативным вопросам, а стратегии, – рассказывает бизнес-консультант студии «Ёрд» Алексей Аболмасов. – Оно может длиться долго и иногда быть безрезультатным. Характерная проблема для российских компаний – совещания часто путают с оперативками и планерками».
Оперативки должны проводиться средним уровнем менеджмента и быть нацеленными на принятие конкретного тактического решения в рамках стратегии компании. Желательно их проводить стоя, тогда они будут длиться около 15 минут, говорит господин Аболмасов. Планерки – встречи на уровне линейного менеджмента. Их функция – информирование и мотивация коллектива, постановка конкретных задач перед подчиненными и контроль объема работы.
«Типичная черта совещаний в российских компаниях – у нас и принятие тактических решений, и мотивирование, и информирование пытаются осуществлять в рамках совещаний, – сетует Алексей Аболмасов. – Поэтому собрания затягиваются, а после них ничего не происходит. Между тем именно изменения, новые направления деятельности в организации, появляющиеся после совещаний, – это и есть показатель эффективности таких собраний».
Основной способ сделать совещание результативным – расстановка приоритетов, считает бизнес-тренер тренингового агентства «Мастер-класс» Николай Смирнов. Например, на совещании необходимо подводить итоги и обсуждать значимые решения, а вот доводить информацию об изменениях в компании, ставить и контролировать индивидуальные задачи и обсуждать решения, находящиеся вне функционала участников, можно с помощью других инструментов. Такими инструментами могут быть программное обеспечение для управления проектами, корпоративные порталы, информационные рассылки, «Скайп», iсq.
Полезно продумать и список участников совещания. «Очень часто на совещания приглашаются руководители всех подразделений, которым приходится тратить время и слушать информацию о работе других департаментов, которая им может быть не нужна, – уверена генеральный директор компании London Real Invest Зося Захарова. – Зачастую это происходит потому, что топ-менеджеры не всегда владеют полной информацией о производственном процессе».
Кроме того, необходимо заранее формировать и рассылать участникам повестку дня – 2-3 темы, предварительную информацию и временной регламент совещания. Сотрудники должны приходить, зная цель, а уходить, зафиксировав результат собрания в виде сформулированных решений, задач и сроков их выполнения, объясняют тренеры.